INTRODUCTION
GENERALE
Microsoft Excel est un logiciel de tableur largement utilisé dans les entreprises, les administrations, les établissements scolaires et les organisations.
Il permet notamment de :
créer des tableaux ;
effectuer des calculs ;
gérer des listes de données ;
suivre les ventes et les dépenses ;
créer des budgets ;
analyser des informations ;
produire des graphiques ;
automatiser certaines opérations grâce aux formules et fonctions.
Pour un étudiant, un professionnel ou un entrepreneur, la maîtrise des bases d’Excel constitue une compétence numérique particulièrement utile.
Ce guide vous accompagne progressivement dans la découverte des principales fonctionnalités d’Excel.
Partie 1 — Découvrir Microsoft Excel
1. Qu’est-ce que Microsoft Excel ?
Microsoft Excel est un logiciel de tableur qui permet d’organiser des données dans des lignes et des colonnes.
Contrairement à un traitement de texte comme Word, Excel est particulièrement adapté aux informations qui nécessitent des calculs, des classements ou des analyses.
Exemples d’utilisation
Excel peut servir à créer :
- un tableau de ventes ;
- un suivi des dépenses ;
- une liste de clients ;
- un budget ;
- un planning ;
- un état de stock ;
- une liste de présence ;
- un tableau de notes ;
- un rapport financier simple.
Partie 2 — Comprendre l’interface d’Excel
Lorsque vous ouvrez Excel, vous découvrez une feuille composée de lignes et de colonnes.
Les principaux éléments sont :
la barre de titre ;
la barre d’outils d’accès rapide ;
le ruban ;
les onglets ;
la zone Nom ;
la barre de formule ;
les colonnes ;
les lignes ;
les cellules ;
les onglets des feuilles ;
la barre d’état.
1. Les colonnes
Les colonnes sont identifiées par des lettres :
A, B, C, D, E…
2. Les lignes
Les lignes sont identifiées par des nombres :
1, 2, 3, 4, 5…
3. Les cellules
L’intersection d’une colonne et d’une ligne forme une cellule.
Par exemple :
A1
signifie :
colonne A ;
ligne 1.
De même :
C5
correspond à la colonne C et à la ligne 5.
4. La cellule active
La cellule sélectionnée est appelée cellule active.
C’est dans cette cellule que vous pouvez saisir ou modifier une donnée.
Partie 3 — Saisir des données
Excel permet de saisir différents types de données.
1. Texte
Exemples :
- Nom ;
- Produit ;
- Client ;
- Formation.
- 2. Nombres
- Exemples :
- 150 ;
- 2500 ;
- 75,5.
- 3. Dates
- Exemples :
- 19/08/2026 ;
- 01/09/2026.
- 4. Pourcentages
- Exemples :
- 10 % ;
- 25 % ;
- 50 %.
Partie 4 — Créer un premier tableau
Prenons l’exemple d’un petit tableau de ventes.
| Produit | Quantité | Prix unitaire |
| Ordinateur | 2 | 5 000 000 |
| Imprimante | 3 | 1 500 000 |
| Clavier | 5 | 250 000 |
| Souris | 8 | 100 000 |
Pour créer ce tableau :
Saisissez les titres des colonnes.
Saisissez les données.
Vérifiez les valeurs.
Ajustez la largeur des colonnes.
Appliquez une mise en forme.
Partie 5 — Modifier les données
Vous pouvez modifier une cellule en :
cliquant sur la cellule ;
saisissant la nouvelle valeur ;
appuyant sur Entrée.
Vous pouvez également double-cliquer sur une cellule pour modifier directement son contenu.
Annuler une modification
Utilisez :
Ctrl + Z
Rétablir une modification
Utilisez :
Ctrl + Y
Partie 6 — Utiliser les formules
Les formules sont l’une des principales fonctionnalités d’Excel.
Une formule commence généralement par :
=
Exemple
Pour additionner deux cellules :
=A1+B1
Excel calcule automatiquement le résultat.
1. Additionner plusieurs cellules
Vous pouvez utiliser :
=A1+A2+A3
Mais lorsque plusieurs cellules doivent être additionnées, la fonction SOMME est plus pratique.
Exemple
=SOMME(A1:A10)
Cette formule additionne toutes les valeurs comprises entre A1 et A10.
Partie 7 — Calculer un montant total
Reprenons notre tableau de ventes.
Ajoutons une colonne :
Montant
La formule sera :
=Quantité × Prix unitaire
Par exemple, si la quantité se trouve en B2 et le prix unitaire en C2 :
=B2*C2
Excel calcule automatiquement le montant.
Exemple
Pour :
2 × 5 000 000
le résultat est :
10 000 000
Partie 8 — Les fonctions simples
Les fonctions permettent de réaliser rapidement des calculs.
1. SOMME
Additionne plusieurs valeurs.
=SOMME(B2:B10)
2. MOYENNE
Calcule une moyenne.
=MOYENNE(B2:B10)
3. MAX
Recherche la valeur la plus élevée.
=MAX(B2:B10)
4. MIN
Recherche la valeur la plus faible.
=MIN(B2:B10)
5. NB
Compte les cellules contenant des nombres.
=NB(B2:B10)
Partie 9 — Recopier une formule
Une fonctionnalité très pratique d’Excel consiste à recopier une formule.
Supposons que la cellule D2 contient :
=B2*C2
Vous pouvez utiliser la poignée de recopie pour étendre la formule aux lignes suivantes.
Excel adaptera automatiquement les références :
D3 : =B3*C3
D4 : =B4*C4
D5 : =B5*C5
Cela permet d’éviter de saisir manuellement la même formule plusieurs fois.
Partie 10 — Calculer un total général
Après avoir calculé le montant de chaque produit, vous pouvez calculer le total général.
Par exemple :
=SOMME(D2:D5)
Excel additionne les différents montants.
Cette méthode est particulièrement utile pour :
les ventes ;
les dépenses ;
les budgets ;
les salaires ;
les stocks.
Partie 11 — Mise en forme d’un tableau
Un tableau bien présenté est plus facile à lire.
Vous pouvez notamment modifier :
la police ;
la taille du texte ;
le gras ;
l’alignement ;
la couleur de remplissage ;
les bordures ;
le format des nombres.
1. Mettre les titres en évidence
Sélectionnez les titres puis appliquez le gras.
2. Ajouter des bordures
Les bordures permettent de distinguer clairement les différentes cellules.
3. Ajuster la largeur des colonnes
Si le contenu est coupé, augmentez la largeur de la colonne.
Vous pouvez également utiliser l’ajustement automatique lorsque cette fonctionnalité est disponible.
Partie 12 — Formater les nombres
Excel permet d’afficher les nombres selon leur utilisation.
Vous pouvez notamment utiliser :
nombre ;
monnaie ;
pourcentage ;
date ;
décimales.
Exemple
Une valeur :
5000000
peut être présentée sous une forme plus lisible selon le format choisi.
Pour les documents professionnels, utilisez un format cohérent dans toute la colonne.
Partie 13 — Créer un tableau structuré
Excel permet de transformer une plage de données en véritable tableau.
Cela peut faciliter :
le filtrage ;
le tri ;
la mise en forme ;
l’ajout de nouvelles données ;
la lecture du tableau.
Avant de créer un tableau, assurez-vous que les colonnes possèdent des en-têtes clairs.
Exemple
| Date | Client | Produit | Quantité | Montant |
| 01/08/2026 | Client A | Ordinateur | 2 | 10 000 000 |
| 03/08/2026 | Client B | Imprimante | 1 | 1 500 000 |
| 05/08/2026 | Client C | Clavier | 4 | 1 000 000 |
Partie 14 — Trier les données
Le tri permet d’organiser les informations selon un critère.
Vous pouvez par exemple trier :
les clients par ordre alphabétique ;
les ventes du plus grand au plus petit montant ;
les dates de la plus ancienne à la plus récente.
Exemple
Trier les ventes par montant :
Du plus grand au plus petit
Cela permet d’identifier rapidement les ventes les plus importantes.
Partie 15 — Filtrer les données
Le filtre permet d’afficher uniquement les informations correspondant à certains critères.
Par exemple, dans une liste de ventes, vous pouvez afficher uniquement :
les ventes d’un client ;
les ventes d’un produit ;
les ventes d’une période ;
les ventes dépassant un certain montant.
Le filtrage est particulièrement utile lorsque les tableaux contiennent beaucoup de données.
Partie 16 — Utiliser les références de cellules
Excel utilise des références pour identifier les cellules.
Référence relative
A1
Lorsque vous recopiez la formule, la référence peut changer.
Référence absolue
$A$1
La référence reste fixe lorsque la formule est recopiée.
Les références absolues deviennent particulièrement utiles lorsque vous travaillez avec :
un taux de TVA ;
un taux de remise ;
un taux de commission ;
un coefficient ;
une valeur fixe.
Partie 17 — Calculer un pourcentage
Les pourcentages sont très utilisés dans les tableaux professionnels.
Exemple
Supposons qu’un produit coûte :
1 000 000 GNF
et qu’une remise de 10 % soit appliquée.
La remise peut être calculée avec une formule adaptée au placement des données.
Si le prix est en B2 et le taux en C2 :
=B2*C2
Le prix après remise peut ensuite être obtenu en soustrayant la remise du prix initial.
Partie 18 — Créer un graphique
Les graphiques permettent de représenter visuellement les données.
Ils peuvent faciliter la compréhension des résultats.
Excel propose différents types de graphiques, notamment :
histogrammes ;
graphiques en courbes ;
graphiques circulaires ;
graphiques en barres.
Exemple
À partir d’un tableau de ventes mensuelles :
| Mois | Ventes |
| Janvier | 5 000 000 |
| Février | 6 500 000 |
| Mars | 7 000 000 |
| Avril | 8 500 000 |
| Mai | 9 000 000 |
Vous pouvez créer un graphique permettant de visualiser l’évolution des ventes.
Quel graphique choisir ?
Graphique en colonnes ou barres
Utile pour comparer plusieurs catégories.
Graphique en courbes
Utile pour observer une évolution dans le temps.
Graphique circulaire
Utile pour représenter les différentes parts d’un total lorsque le nombre de catégories reste limité.
Le choix du graphique doit toujours dépendre du message que vous souhaitez faire ressortir.
Partie 19 — Vérifier et imprimer une feuille
Avant d’imprimer un tableau Excel :
Vérifiez les données.
Vérifiez les formules.
Ajustez les colonnes.
Vérifiez la mise en page.
Consultez l’aperçu avant impression.
Sélectionnez les pages nécessaires.
Lancez l’impression.
Pour les tableaux larges, l’orientation Paysage peut être plus adaptée.
Partie 20 — Enregistrer et partager un fichier Excel
Enregistrez régulièrement votre travail.
Le format courant d’un classeur Excel est :
.xlsx
Pour partager un tableau finalisé, vous pouvez également l’exporter en PDF lorsque le destinataire n’a pas besoin de modifier les données.
Exemple de nom de fichier
Suivi_Ventes_Aout_2026.xlsx
Utilisez des noms de fichiers précis afin de retrouver facilement vos documents.
Raccourcis clavier essentiels
| Raccourci | Fonction |
| Ctrl + N | Nouveau classeur |
| Ctrl + O | Ouvrir |
| Ctrl + S | Enregistrer |
| Ctrl + P | Imprimer |
| Ctrl + C | Copier |
| Ctrl + X | Couper |
| Ctrl + V | Coller |
| Ctrl + Z | Annuler |
| Ctrl + Y | Rétablir |
| Ctrl + A | Sélectionner |
| Ctrl + F | Rechercher |
| Ctrl + 1 | Ouvrir les options de format de cellule |
Exercice pratique final — Créer un tableau de gestion des ventes
Situation
Vous êtes responsable du suivi des ventes d’une petite entreprise.
Votre responsable souhaite disposer d’un tableau permettant de connaître les produits vendus et les montants correspondants.
Travail demandé
Créez un nouveau classeur Excel et saisissez les données suivantes :
| Produit | Quantité | Prix unitaire |
| Ordinateur portable | 3 | 5 000 000 |
| Imprimante | 4 | 1 500 000 |
| Clavier | 10 | 250 000 |
| Souris | 15 | 100 000 |
| Disque externe | 5 | 750 000 |
Étape 1 — Créer le tableau
Ajoutez une quatrième colonne :
Montant
Étape 2 — Insérer les formules
Calculez le montant de chaque produit :
Quantité × Prix unitaire
Étape 3 — Calculer le total général
Ajoutez une ligne :
TOTAL DES VENTES
Utilisez une fonction SOMME.
Étape 4 — Mettre en forme
Mettre les titres en gras.
Ajouter des bordures.
Ajuster la largeur des colonnes.
Formater les montants correctement.
Mettre le total général en évidence.
Vérifier les calculs.
Étape 5 — Créer un graphique
Créez un graphique permettant de comparer les montants des différents produits.
Étape 6 — Enregistrer
Enregistrez le fichier sous le nom :
Gestion_Ventes_Nom_Prenom.xlsx
Étape 7 — Exporter
Exportez également le tableau final au format PDF.
Défi supplémentaire — Tableau de suivi des dépenses
Pour les apprenants ayant déjà de bonnes bases, créez un deuxième tableau permettant de suivre les dépenses d’une entreprise.
Le tableau doit contenir :
Date ;
Désignation ;
Catégorie ;
Quantité ;
Prix unitaire ;
Montant.
Ajoutez ensuite :
une formule pour calculer chaque montant ;
une fonction SOMME pour calculer les dépenses totales ;
une fonction MOYENNE ;
les valeurs minimale et maximale ;
un filtre ;
un graphique représentant les dépenses par catégorie.
À retenir
Pour bien débuter avec Excel, il faut progressivement maîtriser :
Cellules → Données → Formules → Fonctions → Tableaux → Mise en forme → Tri et filtres → Graphiques
Excel devient particulièrement puissant lorsque ces différentes fonctionnalités sont utilisées ensemble.
L’objectif n’est pas seulement de savoir faire des calculs, mais de pouvoir organiser des informations, automatiser certaines opérations et transformer des données en informations utiles à la prise de décision.
Excel n’est pas seulement un outil de calcul : c’est un outil d’organisation et d’analyse des données.
Prochaine étape
Après la maîtrise de ces bases, vous pourrez approfondir :
les fonctions conditionnelles ;
les fonctions de recherche ;
les références absolues et mixtes ;
la validation des données ;
la mise en forme conditionnelle ;
les tableaux croisés dynamiques ;
les graphiques avancés ;
l’automatisation des tâches.
Ces fonctionnalités permettront de passer progressivement d’un utilisateur débutant à un utilisateur professionnel d’Excel.
Exemple de ventes mensuelles
Illustration d’un tableau de ventes pouvant servir à créer un graphique dans Excel.
| month | sales |
| Janvier | 5,000,000 |
| Février | 6,500,000 |
| Mars | 7,000,000 |
| Avril | 8,500,000 |
| Mai | 9,000,000 |
